Mediante la resolución general (AFIP) 4535/2019 se introducen cambios sustanciales respecto de los empleadores que estarán alcanzados por la obligación de emitir el libro sueldo digital.
En este sentido la normativa dispone que los empleadores que fueran designados para la utilización del libro sueldo digital sean notificados en su domicilio fiscal electrónico de tal
designación.
A su vez rige la posibilidad de que el empleador decida su adhesión en forma voluntaria, para lo cual el empleador interesado deberá cumplimentar el procedimiento detallado en el micrositio "Libro de Sueldos Digital" de la página web de la AFIP. Una vez aceptada la adhesión, el Fisco notificará en el domicilio fiscal electrónico del empleador la fecha a partir de la cual resultará obligado a la utilización del Libro de Sueldos Digital.
Por otra para la AFIP podrá emitir resoluciones generales tendientes a incluir masivamente a empleadores en función de actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.
En cualquiera de las dos formas de inclusión, por decisión de la AFIP o del contribuyente, es recomendable realizar previamente una serie de ajustes a los sistemas que interactúan con el LSD y así evitar el rechazo de la presentación por inconsistencia de los datos que debemos ingresar a dicho sistema para que se procese el Libro Sueldo Digital.
Libro Sueldo Digital – Algunas cuestiones a considerar
El libro sueldo digital se nutrirá de la información que surge del Sistema Registral, Simplificación Registral Empleadores y de Declaración en Línea - Formulario 931 del Sistema
Único de la Seguridad Social.
Relevamiento "Simplificación Registral Empleadores". Se debe declarar en dicho sistema la jurisdicción que corresponda a la autoridad administrativa local en materia del trabajo.
Por su parte el empleador que cuente con personal en relación de dependencia en varias jurisdicciones deberá contar con la "Centralización de Rubrica".
En este sentido la Resolución (ST) 168/2002 "Protocolo Adicional sobre Rúbrica y Reciprocidad" establece que se podrá solicitar la centralización de rúbrica de la documentación
laboral cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas, en el domicilio legal de la empresa o donde esta tenga el asiento principal de sus negocios o bien en la sede de su administración, siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el 20% del personal de la empresa al momento de solicitarse la centralización de la rúbrica.
Cuando se trate de sociedades irregulares o personas físicas podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios.
A los efectos de solicitar la Centralización de Rubrica, se deberá cumplir con los siguientes requisitos definidos en el art. 5 de la Resolución (ST) 168/2002:
a) Solicitar la centralización de rúbrica de documentación a la Autoridad de Aplicación del lugar, acreditando la personería invocada y CUIT, acompañando nómina de los lugares
de trabajo que involucran la centralización de rúbrica y el detalle del personal ocupado en cada uno de ellos y todo otro requisito que la autoridad establezca.
b) Una vez aprobada la solicitud del trámite de centralización de la rúbrica, se deberá comunicar a la Autoridad de Aplicación de la Jurisdicción en la cual se haya centralizado.
c) Se debe mantener en el lugar de trabajo, copia autenticada de la documentación laboral cuya rúbrica ha sido centralizada.
Desde Sistema Registral Empleadores, se armará la nómina de relaciones laborales vigentes del período, por lo cual se deberá relevar y validar que los datos ingresados estén correctos en todas las relaciones laborales activas, como en las obras sociales registradas y los convenios colectivos declarados.
Relevamiento "Declaración en Línea"
Se deberá ingresar a la opción de "Actualizar los datos de Empleador", y comprobar que estén declarados, (alícuota L.R.T., Tipo de empleador, Actividad, Obra Social, etc.) son válidos.
Resulta de suma importancia considerar que toda la información contenida en la base de datos de ambos servicios deberá cumplir con el principio de integridad que determina su validez y coherencia. Cabe destacar que los servicios son interdependientes, comparten datos entre sí y no se puede utilizar uno si no se habilita el otro.
La Resolución (AFIP) 3781estable la posibilidad tanto para las autoridades de aplicación como para los trabajadores, de verificar la información suministrada por el empleador mediante la utilización del servicio web que se habilite para tal fin.
Por su parte en el art. 4 de la Resolución General (AFIP) 3781 define el procedimiento que deben observar los empleadores que utilicen el sistema de Libro Sueldo Digital.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta respecto de los efectos de la inclusión en el sistema de Libro Sueldo Digital son:
a) Los empleadores incluidos en el sistema de Libro de Sueldos Digital AFIP no podrán presentar la declaración jurada F. 931 a través del servicio web "Declaración en Línea"
si previamente no conformaron la presentación del "Libro Sueldos Digital" correspondiente al período cuya declaración jurada y pago se quiere cumplimentar;
b) Los empleadores que utilicen el sistema de Libro de Sueldos Digital estarán eximidos de presentar la "Declaración Jurada Informativa de Conceptos no Remunerativos"- RG
(AFIP) 3279/2012.
Procedimiento de Emisión Mensual de Libro Sueldo Digital y Formulario F.931
Los empleadores deberán realizar por primera vez, y cada vez que se realice la incorporación de un concepto nuevo, la asociación de los conceptos del sistema de liquidación de sueldos propio con los de AFIP.
Primero se deberán clasificar los conceptos en 3 grupos, Remunerativos, No remunerativos y Descuentos. Una vez clasificados, se realiza la asociación en los subsistemas de Seguridad Social, la cual determinará las bases imponibles del formulario 931 para el cálculo de aportes y contribuciones correspondientes.
Mensualmente, se debe ingresar toda la información relativa a los recibos de sueldos de cada período. Este ingreso de información, ya sea manual o masivo, es utilizada para la generación del Libro Sueldos y el formulario 931, con el beneficio de poder copiar la base del mes anterior, lo cual se agiliza todo el procedimiento.
Por último, el sistema realiza una validación de las liquidaciones, que arrojará inconsistencias o errores a subsanar, ya que hasta que no lo sean, no será posible cargar nuevas liquidaciones para el período, ni presentar el formulario 931.
Ya con la liquidación validada se estará en condiciones de presentar el Formulario 931. A su vez el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.
Dicha conformidad del contenido del libro a emitir por el sistema se presentará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F. 8351 "Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital", el cual estará disponible en formato .pdf. Por su parte las hojas del "Libro de Sueldos Digital" se encontrarán a disposición en formato electrónico a fin de dar cumplimiento con los requerimientos de la autoridad jurisdiccional correspondiente.
Sanciones
La resolución general (AFIP) 3781 dispone que ante el incumplimiento de las obligaciones establecidas por esta norma, al empleador se le aplicaran las sanciones previstas en la ley
11683 y la resolución general (AFIP) 1566, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieran corresponder.
Convenios con las jurisdicciones provinciales
Con la implementación del Libro Sueldo Digital se pone de manifiesto la necesidad de que la AFIP celebre convenios con las autoridades administrativas provinciales, para instrumentar la rúbrica y facilitar la percepción de los aranceles correspondientes por la habilitación de las hojas móviles. El por ello que en la resolución conjunta, se prevé la posibilidad de celebrar los convenios antes mencionados.
Por su parte y en línea con la resolución conjunta, la resolución general (AFIP) 3781, prevé que una vez celebrado dicho convenio los respectivos aranceles se ingresarán mediante la utilización de un volante de pago electrónico (VEP).
Las autoridades locales que opten por celebrar el convenio con la AFIP contaran con el acceso a la información correspondiente al ámbito de su jurisdicción para la conformación de sus propias bases de datos y a realizar consulta en línea con el Organismo Fiscal.
Por último la información transmitida por los contribuyentes incluidos en el sistema Libro de Sueldos Digital se pondrá a disposición de la autoridad nacional en materia del trabajo.
La creación del Libro Sueldo Digital se encuentra en armonía con otras acciones por parte de la AFIP, como lo es la reciente novedad respecto de la creación del Libro IVA Digital, entre otras iniciativas similares. Con todas ellas el fisco pretende maximizar la obtención de la información respecto de los contribuyentes con el fin de facilitar su fiscalización.
Entendemos que la finalidad antes mencionada no sería la única, ya que la implementación de este y otros sistemas persiguen también el fin de simplificar en alguna medida el cumplimiento de las obligaciones por parte de los contribuyentes.
Por último es importante mencionar que el Libro de Sueldos Digital AFIP no reemplaza al el Libro especial del artículo 52, LCT ya que el menester de cada Autoridad de Aplicación
Jurisdiccional su legislación, esta situación podría salvarse en el futuro con la celebración de convenios de intercambio y funcionamiento entre las Autoridades de Aplicación Jurisdiccionales y la AFIP.
