En el año 2018, por medio de la Resolución (SsTIyC Bs. As. Cdad.) 2623/2017 (BO 08/11/2017), la autoridad administrativa del trabajo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires implementó un sistema de rúbrica de la documentación laboral en forma digital para todos aquellos empleadores que posean domicilio en esa jurisdicción.

Originariamente, los empleadores alcanzados estaban obligados a rubricar la documentación laboral en forma digital a partir del mes de febrero de 2018, pero luego dicha fecha fue prorrogada hasta el 1° de junio de 2018, mediante la Resolución (SsTIyC Bs. As. Cdad.) 798/2018 (BO 08/03/2018).

El sistema para la rúbrica de documentación laboral en forma digital de la CABA fue reglamentado por la Disposición (DGE Bs. As. Cdad.) 676/2017 (BO 17/11/2017).

En agosto de este año, la Disposición (DGE Bs. As. Cdad.) 473/2019 (BO 22/08/2019) deja sin efecto la norma reglamentaria y establece cambios en los requisitos y modalidades operativas a los que quedan sujetos los pedidos de rúbrica de la documentación laboral en forma digital, cuya aplicación práctica será analizada en el presente nota.

La nueva reglamentación recuerda que los empleadores obligados a rubricar la documentación laboral en forma digital son aquellos que cuentan con una nómina de personal de 10 o más trabajadores y aquellos que llevaban libros en formato microfichas y poseen 10 o más trabajadores.

El sistema prevé la posibilidad de que los empleadores que posean entre 1 y 9 trabajadores y rubrican la documentación laboral por la ventanilla manual opten por utilizar para la rúbrica la plataforma digital, en cuyo caso el primer libro obligatorio que deben presentar bajo la modalidad digital es el inmediato posterior, de forma que haya correlatividad entre la presentación en la ventanilla manual y la presentación en la plataforma digital. En caso de que se ejerza la opción el empleador no puede volver a rubricar por el sistema manual.

Se aclara que aquellos empleadores que posean saldos de hojas móviles a la fecha de publicación de la Disposición 473/2019, podrán utilizarlas hasta la liquidación correspondiente al período mayo de 2018, por lo que a partir de esa fecha deberán cumplir con las presentaciones digitales siendo el primer libro obligatorio a presentar en modalidad digital el que corresponda a junio de 2018, de formas que haya correlatividad entre la presentación en ventanilla manual y la presentación en ventanilla digital.

El anexo II de la Disposición 473/2019 define al "libro digital" como toda presentación de documentación laboral realizada en formato electrónico/digital según lo establecido mediante la Ley 25506 a través de la plataforma web "Sistema para la Rúbrica Laboral en forma Digital de la CABA", con uso de firma digital, conforme lo establecido por la Resolución (SSTIYC) 2623/2017. En tal sentido, se establece que el empleador debe conservar los libros digitales rubricados en formato electrónico ya que los mismos de esta manera son válidos para su exhibición.

La presentación de los libros digitales para su rúbrica, se debe efectuar en formato "PDF", de manera mensual y a mes vencido, con las registraciones ya efectuadas, a modo de declaración jurada, explica la Dra. Marina Simondegui, especialista laboral de Arizmendi.

Con respecto a la documentación laboral sujeta a rúbrica digital, si bien en una primera etapa solo se podía rubricar de manera digital el Libro Especial de Sueldos y Jornales del artículo 52 de la LCT, la nueva reglamentación amplía la documentación laboral que se encuentra sujeta a rúbrica digital en forma obligatoria y además establece la posibilidad de rubricar cierta documentación laboral de manera digital o manual.

De esta manera, se detallan a continuación los libros que se encuentran sujetos a la rúbrica digital:

Rúbrica digital obligatoria
a) Libro especial de sueldos y jornales (artículo 52 Ley 20774).
b) Toda otra documentación laboral a rubricar que en el futuro la ley de fondo o convenio
colectivo de trabajo establezcan.

Rúbrica digital optativa
a) Libro de sueldo (Ley 26727) trabajadores agrarios.
b) Libro Registro Único de Personal (Ley 24467) pequeña y mediana empresa.
c) Libro Especial (artículo 10 Ley 14546) viajantes de comercio.
d) Libro Registro Horas Suplementarias (artículo 6, inciso c Ley 11544).
e) Libro (artículo 1 Decreto 1038/1997) horarios transporte automotor.
f) Libro Especial (artículo 6 Ley 23947) peluqueros.

Por otro lado, el artículo 6 del anexo II de la disposición 473/2019, detalla los requisitos que debe contener la documentación laboral sujeta a rúbrica digital, a saber:
a) Nombre del empleador o razón social (como figura en el Sistema de Rúbrica Digital).
b) Domicilio de documentación laboral (domicilio de los Libros Laborales declarado en el
Registro de Empleadores de la CABA).

c) Actividad principal (conforme a la constancia de inscripción en AFIP).
d) Número de CUIT.
e) Ley correspondiente al libro presentado para la rúbrica.
f) f) Período liquidado (mes/año).

Además, agrega que los empleadores de servicios eventuales deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 13 y artículo 14 del decreto 1694/2006.
El sistema de rúbrica digital prevé la posibilidad de subir los trámites con contraseña bajo el concepto de "confidencial".

Con relación a la documentación obligatoria que se debe presentar para completar el trámite de rúbrica, la nueva reglamentación recuerda que los empleadores que deban u opten por utilizar esta modalidad, deben subir a la plataforma digital en formato PDF una certificación emitida por un profesional independiente (contador o abogado), legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la CABA o por el Colegio Público de Abogados de la Capital Federal, respectivamente. De esta manera, se incorpora a los abogados como profesionales independientes con facultades para emitir la certificación a presentar.

Asimismo, se incorpora una modificación en el plazo de presentación de la certificación profesional. Si bien, antes, la certificación se tenía que presentar en forma trimestral, ahora el plazo de presentación es semestral y a mes vencido.