En épocas de ajuste de gastos, las empresas suelen analizar cómo reducir costos de sus procesos. Así, apuntan sus miradas a un sector que suele generar importantes cargas y demandar tiempo para el personal de Recursos Humanos: la confección, entrega y archivo de los recibos de sueldo.

Ocurre que, si bien a simple vista parece sencillo, a la hora de evaluar las erogaciones hay que pensar en el papel, la impresión y los dependientes que todos los meses en la época de pago se dedica casi exclusivamente a las tareas de confección, ensobrado y la distribución de los mismos.

Máxime teniendo en cuenta que, en muchos casos, la tarea se realiza en diferentes sucursales por lo que deben enviarlo a distintas provincia o barrios y luego iniciar la constatación de que todos los recibos hayan sido firmados y entregados. Todos estos pasos deben cumplirse para, posteriormente, poder ser guardados.

Además, la tarea no se termina ahí, sino que en el caso de que algún empleado se encuentre de licencia hay que tener presente acercárselo cuando retome la actividad y debe pensarse también en el espacio físico necesario para su archivo. Incluso muchas empresas suelen contratar a otras compañías especializadas para hacerlo.

Por todo esto, la llegada de la resolución 1455/11 del Ministerio de Trabajo que permite la elaboración de recibos de sueldo de manera digital, fue bien recibido por un gran número de firmas ya que parecería ser una respuesta favorable para resolver el costo y la distribución de tareas.

Mediante esta norma, la cartera laboral fijó los requisitos necesarios para poder utilizar este medio electrónico y reemplazar al papel. 

A fin de que un empleador pueda confeccionar estos recibos, la resolución establece que debe solicitarse por escrito ante la Secretaria de Trabajo una autorización previa para la aplicación efectiva del nuevo formato.

En este sentido, la norma dispone que la presentación debe cumplir los siguientes requisitos:

• El empleador debe fundamentar la solicitud indicando los beneficios que presenta para la empresa y para los dependientes la implementación del nuevo soporte. 
• El universo de trabajadores alcanzado por la medida.
• Debe indicar los protocolos y estándares para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo la nueva modalidad.
• La presentación debe acreditar que el sistema a implementar cumple con los requisitos, forma y contenido que prevé la Ley de Contrato de Trabajo. 
• Declaración jurada del representante legal de la compañia con firma certificada por escribano en ejemplar anexo, donde conste que la rúbrica reconocerá la autenticidad de los comprobantes emitidos conforme al nuevo régimen.
• El procedimiento de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del comprobante suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del empleador.
• Procesos operativos de flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los casos sujetos a este régimen.
• Modo de asegurar el pleno acceso de los empleados a sus recibos fuera del lugar de trabajo y de forma personal y privada. 
• Las acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los mismos sin alteración de su contenido.

Cabe añadir que los recibos emitidos con este formato deben contener la siguiente mención: “La empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento, cuya emisión ha sido autorizada mediante resolución S.T. No”.

Una vez presentada la solicitud ante la Secretaría de Trabajo, ésta evaluará la procedencia de la misma y, previa opinión de las áreas técnicas y jurídicas, se pronunciará sobre su admisibilidad.

Habitualmente las presentaciones suelen ser rechazadas por la falta de cumplimiento de los requisitos, por lo cual es importante -previo a la presentación de la solicitud- poder cerciorarse que el sistema implementado da cumplimiento con todos los puntos antes enunciados.

Por otra parte, el programa utilizado por el empleador, debe adecuarse tambien a las exigencias que exige la Ley de Contrato de Trabajo sobre la forma y el contenido del recibo de remuneraciones.

Entre ellas, la que establece que todo pago en concepto de salario deberá instrumentarse mediante comprobante firmado por el dependiente, a través del empleo de la firma electrónica y de la digital y su eficacia jurídica en las condiciones allí previstas, fijándose métodos de comprobación de autoría e integridad.

Por su parte, se impone como requisito formal que el recibo de haberes sea emitido por el empleador en doble ejemplar, teniendo éste último la obligación de entregar su duplicado al empleado.

Algunas firmas, que venían implementando sistemas similares sin la aprobación por parte de la Secretaría de trabajo, deberán adecuar sus sistemas a los dispuestos por la resolución 1455/11 y solicitar la autorización correspondiente.